Intäktsredovisning

Hur du använder intäktsredovisning effektivt för din prenumerationsverksamhet

Att generera intäkter är viktigt för alla företag. Men särskilt inom prenumerationsverksamheten är intäktsredovisning en stor utmaning och kräver en tydlig strategi. Vad handlar det om? Och varför är det så viktigt för prenumerationsmodeller? Här är en kort översikt:

Vad är intäktsredovisning?

Intäktsredovisning är en redovisningsprincip. Om vi tittar närmare på begreppet: intäkter betyder omsättning, och erkännande kan också översättas med ”upptäcka” eller ”identifiera”. Intäktsredovisning är ett speciellt ämne inom redovisning eftersom det direkt rör frågan om när en omsättning har realiserats och till vilket belopp. Vid vilken tidpunkt genererade företaget intäkter?

Komplikationer i samband med intäktsredovisning

Frågan om intäktsredovisning är av stor betydelse för prenumerationsverksamheten. Orsaken är den speciella affärsmodellen. Om man t.ex. startar en abonnemangsmodell där man tar ut en månadsavgift på 15 euro plus moms, uppstår frågan: När ska intäkterna redovisas av företaget? Vid betalningstillfället? Vid ett visst slutdatum? Och vad händer om en kund till exempel bokar ett annat paket eller avbokar? Vad händer om du väljer ett annat betalningsintervall? Eller om kunden har ett klagomål och vill avbryta hela avtalet?

Alla dessa frågor kan påverka företagets försäljningsresultat. När en kund går in i en butik och köper en TV är fallet ganska enkelt. Det är ganska lätt att avgöra när omsättningen har förverkligats. Men prenumerationsmodeller medför mer komplexitet. Därför behövs tydliga regler för intäktsredovisning. I Tyskland fastställs dessa regler genom lagar (t.ex. HGB) och redovisningsstandarder (IFRS, GAAP).

Varför är intäktsredovisning så viktigt?

Först och främst är det viktigt för företag att gå korrekt tillväga när det gäller intäktsredovisning, enbart av efterlevnadsskäl. När allt kommer omkring påverkas omsättningsrapporteringen av intäktsredovisningen. Företagen måste se till att de följer motsvarande lagkrav och standardriktlinjer (US GAAP, IFRS).

Förutom att företagen är skyldiga att föra en korrekt bokföring är även externa intressenter, t.ex. investerare och kreditinstitut, intresserade av siffrorna. Ett företags försäljningsintäkter är regelbundet av särskilt intresse. Man kan till exempel göra jämförelser:

• Kunde företaget öka sin omsättning jämfört med föregående år?
• Hur hög är de direkta konkurrenternas försäljning under samma period?

Kunskap om intäkter är naturligtvis också viktig för företaget självt. Strategiska beslut fattas bland annat på grundval av omsättningsutvecklingen.

Dataanalyser är oumbärliga, särskilt inom prenumerationsverksamheten. Ett ökande antal abonnemang kan till exempel påverka intäktsutvecklingen och därmed hela företagets tillväxt. Men för att kunna hantera affärsmodellen på ett framgångsrikt sätt behöver beslutsfattarna detaljerad kunskap om hur inkomsterna realiseras. Intäktsredovisning är en utmaning, särskilt i prenumerationsverksamheten – men samtidigt medför den spännande analysmöjligheter.

Vilka typer av intäktsredovisning finns det?

Det finns olika typer av intäktsredovisning som är kända inom internationell redovisning. Till exempel är följande typer av intäktsredovisning vanliga:

• Metod för försäljningsbas: Intäkterna redovisas vid tidpunkten för försäljning eller leverans av produkten eller tjänsten.
• Avbetalningsmetod för intäktsredovisning: Intäkterna redovisas enligt avbetalningsmetoden.
• Procentuell andel av färdigställandet: Intäkterna redovisas i förhållande till färdigställandegraden.
• Metod för fullbordat kontrakt: Vid långfristiga kontrakt redovisas intäkterna först när respektive projekt är slutfört.

Men vilken metod ska man använda? Företagen måste välja rätt metod för att bokföringen ska uppfylla kraven i redovisningsstandarderna och de rättsliga bestämmelserna.

Vad är principen om intäktsredovisning?

Enligt principen om intäktsredovisning genererar företag intäkter när de har levererat produkter eller tillhandahållit tjänster till sina kunder. Redovisningen sker inte vid tidpunkten för betalningstransaktionen, utan när tjänsten utförs.

Intäktsredovisning för SaaS-redovisning

Exempel: Om man antar att 120 euro plus moms ska betalas direkt vid ingåendet av ett SaaS-avtal , men att användaren får använda programvaran i ett år, uppstår frågan om hur de 120 euro ska redovisas. SaaS-företaget har ännu inte (fullt ut) tillhandahållit tjänsten när användaren betalar. Vad händer om kunden bestämmer sig för att byta paket efter 6 månader? Eller om kunden häver avtalet efter 10 dagar? Så frågan om intäktsredovisning är inte så enkel här.

När det gäller affärsmodeller med abonnemang, som SaaS, innebär detta att intäkterna måste fördelas proportionellt under den (planerade) avtalsperioden. Detta gäller även om avgiften ska betalas före eller i början av avtalsperioden.

Observera: Viktiga uppgifter tillhandahålls av kontraktsförvaltningen. Villkor ger till exempel mycket information som måste behandlas i bokföringen. Men utan modern teknik kan uppgifterna knappast behandlas korrekt och snabbt. Därför behöver särskilt SaaS-leverantörer en programvarulösning som även täcker processerna för intäktsredovisning.

Hur fungerar intäktsredovisning?

Redovisningsstandarden IFRS 15 innehåller en femstegsmodell för att fastställa intäktens storlek och tidpunkt:

• Steg 1: Identifiera avtalet/avtalen med en kund.
• Steg 2: Identifiera de fristående prestationsskyldigheterna i avtalet.
• Steg 3: Fastställande av transaktionspriset
• Steg 4: Allokering av transaktionspriset till avtalets leveranser.
• Steg 5: Intäktsredovisning när företaget har uppfyllt sina prestationsåtaganden.

Grunden för korrekt inmatning av uppgifter bör redan vara definierad i faktureringssystemet. Med Billwerk+ automatiseras inte bara faktureringen. Programvarulösningen Billwerk+ stöder metoder för intäktsredovisning. Uppskjutna kostnader kan också enkelt bildas på grundval av tillförlitliga uppgifter. Detaljerade utvärderingar visar hur abonnemang och omsättning utvecklas. På detta sätt kan man styra företagens tillväxt på ett målinriktat sätt.

Bästa praxis för intäktsredovisning

1. Kraven på efterlevnad måste följas! Företagen bör vara medvetna om redovisningsstandarderna (IFRS 15 / ASC 606) och tillämpa dem korrekt.
2. Leverantörer av abonnemang bör använda en programvarulösning som underlättar intäktsredovisning. På så sätt kan redovisningsprocesserna optimeras och göras IFRS-kompatibla.
3. Programvarulösningen bör implementera 5-stegsmodellen(IFRS 15) automatiskt så att redovisningsavdelningen avlastas och mänskliga fel minskar.
4. De som förstår principen om intäktsredovisning kan bättre anpassa sin egen affärsmodell och optimera sina egna siffror. Bokföringsavdelningen kan på så sätt tillhandahålla de avgörande uppgifterna för att leda abonnemangsverksamheten till ökad tillväxt.
5. Intäktsredovisning medför den svårigheten att identifiering av omsättning och utveckling av kassaflödet inte nödvändigtvis är identiska. Kontrollen måste anpassas i enlighet med detta.